论文排版这事儿说难不难说简单也真不简单。我当年写本科论文的时候光是把目录、页码、页眉三样东西搞定就在宿舍折腾到凌晨两点最后文件夹里存了十几个版本名字从论文最终版一路改成论文最终版最终改再到打死不改版3.0。后来读了研究生帮导师改过一届又一届学生的论文才发现绝大多数人卡住的点其实高度重合——不是不愿意弄而是不知道Word里那些功能在哪个位置、为什么要这么设置。这篇教程我就按自己写论文、帮别人调论文的实操经验来写不整虚的带着你从头到尾把一篇本科或硕士论文的格式用Word排出来。不管你是刚打开Word还没动过格式还是已经改了一半发现页眉页脚全乱套了这篇文章都能帮你把问题理顺。我尽量做到每个操作都告诉你点击哪里、选哪个选项、为什么要这么选像保姆一样一步一步带着走。1. 动手之前的准备工作在翻开Word之前最好先把两件事做了不然你后面大概率要返工。第一件事去你学院或研究生院官网下载最新的论文格式规范。不同学校对同一级标题的字体、字号、段前段后距离往往有细微差别。有的学校要求正文小四号宋体有的要求五号有的要求行距1.5倍有的要求固定值20磅还有的对页边距有额外要求。把这些参数先抄在一张纸上或者放在手机备忘录里后面设置的时候每一项都对着它来。别凭记忆也别参考学长学姐往年的版本——格式要求是隔几年就会变的抄了过时的格式回头被导师打回来重改最不值。第二件事确认你用的Word版本。我下面的操作都是基于微软Office Word 2016以上的版本讲解的这类版本的界面和菜单相对统一。用WPS或者Mac版Word的读者菜单名称可能会有些出入比如WPS里把段落相关设置放在开始选项卡下但在页面布局里的叫法不太一样你自己稍微对应一下就行。我建议能用微软Office就用微软Office因为后续最麻烦的分节符、题注、交叉引用这些功能微软Office稳定得多WPS有的版本做多级列表和目录会出现奇奇怪怪的兼容问题。学校里正版Office一般都可以免费激活不花钱没必要用WPS和自己较劲。把这些准备做完了才开始真正的排版。别嫌这一步啰嗦——我见过太多人上来直接照着模板改改到一半发现模板本身就不规范底子歪了再怎么修都别扭。2. 页面设置与样式规划让你的文档从一开始就不乱2.1 页面参数页边距、纸张与文档网格打开你的论文文档先别急着写字第一步是把纸的物理参数定下来。点击菜单栏的布局选项卡在页面设置这个组里把纸张大小设为A4页边距按照学校规范来常规要求是上2.5cm、下2.5cm、左3cm、右2.5cm也有学校要求上下2.54cm、左右3.17cm的这是Word默认值。不要小看页边距这直接决定了你后面表格、图片能不能放得下也影响整篇论文的页数和观感。还有一个容易被忽略的选项叫文档网格。在页面设置对话框底部有个文档网格选项卡里面可以设置每行多少字符、每页多少行。如果你的学校规范明确写了每行XX字符、每页XX行就在这里调整。但多数学校只说字体字号和行距这种情况下直接在段落里设置行距就够了不需要动文档网格因为动了网格之后字符间距会被轻微拉伸反而会让人觉得文字间距不整齐。这里我一般保持无网格或只指定行网格具体看你学校要求没有特殊要求就别折腾。2.2 样式规划为什么不能用选中文字手动改格式很多人写论文的习惯是从第一页开始写写完正文再回头去套格式方法是选中标题把字号调大加粗选中正文调一下宋体小四然后下拉一下行距。这样写出来的结果是全文有几十个孤立的格式片段一旦中间要调整字号就得一段一段重新选中再改。更糟的是最后生成目录的时候Word找不到标题标记生成不了目录或者目录生成了但全是乱的。正确做法是用Word的样式。样式是什么你可以把它理解成一个格式模板的命名集合。你定义一个叫标题1的样式字体黑体三号、居中、段前段后各24磅、行距固定值28磅然后你给每个章节标题套用这个样式。以后如果导师说标题太大缩小到小三你只需要修改标题1这一个样式的设置全文所有章节标题会瞬间全部更新。这比一个个手动改要高效得多而且是自动目录能正常生成的前提。Word自带的标题1标题2正文这些样式帮你预置好了框架但参数不一定符合学校要求所以你要逐个右键修改。右键标题1样式选择修改在弹出的窗口里设置字体、字号、对齐方式、缩进和间距全部按照学校规范填进去。改完之后把光标移到正文上再点一下正文样式同样设置一遍默认的字体字号行距。这样你后面写新内容格式永远是默认正确的不用一边写一边调。2.3 多级列表与标题编号实现自动编号告别手打1.1 1.2学校格式规范里通常都要求一级标题编号是1、2二级标题是1.1、1.2三级标题是1.1.1、1.1.2。很多人的做法是直接在标题文字里手动敲这些数字比如2.3 实验过程这样做的隐患在于如果你在第二章前面插入了一个新的一级章节后面的编号全都要手动改而且目录也是错乱的。正确的做法是把多级列表绑定到标题样式上。具体操作有点绕我带你走一遍第一步点开始选项卡里段落组那个带数字标记的按钮叫多级列表选择定义新的多级列表。第二步在左下方点击更多展开完整面板。左侧单击要修改的列表级别选择1右侧将级别链接到样式下拉选择标题1然后在编号格式里确认编号显示为1如果出现1.)之类的多余符号就删掉在此级别的编号对齐方式选左对齐缩进位置按学校要求填。第三步回到左侧选择级别2在将级别链接到样式里选标题2此时注意编号格式区域会出现一个新的包含上一级别的编号选项它会让二级编号自动变成1.1这种格式。不需要你手动输入任何点号和数字Word会自己按层级生成。三级标题同理链接到标题3样式。绑定好之后你只要给标题套用对应的标题样式编号会自动出现。比如在文中写了一行实验设计给它套用标题2样式Word会自动在前面生成2.1如果这个章节是第二章第1节的话。这个设置值得你花十分钟弄明白因为它是整篇论文自动化排版的地基。地基打好了后面加章节、删章节、调顺序所有编号和目录全部自动更新再也不用手动改编号改到崩溃。很多人在这一步容易出错的地方是第一次定义多级列表时左侧级别和右侧将级别链接到样式对应错了比如把级别2链接到了标题1导致后面的编号全乱了。操作时务必一个级别一个级别地对着来。还有一个坑如果文档里已经有手动输入的编号比如你已经写了2.1这个文字套用样式后会变成2.12.1因为你在标题文字里已经打了这个数字Word又自动加了一遍。解决办法是先把所有标题的手动编号全部删掉再套用样式和自动编号。3. 分节符、页眉与页码最考验耐心的一关3.1 理解分节符一句话让你明白核心逻辑论文页码要求的典型情况是封面和摘要部分用罗马数字I、II、III正文第一页从阿拉伯数字1重新开始编号同时页眉可能从正文才开始有。很多人在这里抓狂是因为不知道Word里有个机制叫分节符。分节符的作用是让文档的某些设置页面方向、页边距、页眉页脚、页码编号在这一个分节符之后的部分独立生效。你可以把每个节想成一段独立的纸虽然它们在同一个Word文件里但是各节的页码可以互不干扰地单独编号。比如你的文档结构是这样的节1封面、声明等不显示页码或者显示罗马数字节2摘要、Abstract、目录显示罗马数字I、II、III节3正文第一章到最后一章显示阿拉伯数字1、2、3节4参考文献、致谢等一般继续延续节3的页码或者单独排要实现这些就得在封面结束的地方、摘要结束的地方、正文结束的地方插入分节符。具体操作把光标放在需要分节的位置开头点击布局选项卡在页面设置组里找到分隔符选择下一页意思是分节并且下一节从新的一页开始。注意很多人会误以为是分页符——分页符只负责把内容推到新的一页但它不能改变页码编号的独立性所以这里必须用下一页分节符而不是分页符。插完之后你可以在开始选项卡里打开显示/隐藏编辑标记那个像倒写P的符号就能看到文档里出现的分节符标记了。我建议写论文期间全程打开这个标记它会让分节符、换行符、段落符号都显示出来你就能清楚地看到哪里分页了、哪里没有排查格式问题会方便得多。3.2 页码让正文从第1页开始在分好节之后设置页码的操作分四步。我用最常见的需求来演示即封面无页码摘要等前置部分用罗马数字正文从1开始。第一步把光标先放在摘要页那一节也就是前置部分的任意一页双击页脚区域进入页眉页脚编辑模式。第二步选中页脚里的页码如果你还没插入就点击插入选项卡里的页码按钮选择页面底端-普通数字然后按Delete或Backspace删除它把这一节的前面部分的页码先清空。为什么要清空因为默认情况下节与节之间的页眉页脚是链接到前一条的不清空的话下一页出现了上一节的页码没法独立设置。第三步在页眉和页脚选项卡工具栏里找到链接到前一条页眉确保它处于未选中状态。这是整个环节最关键的按钮——只要它还是亮的选中状态你改了这一节的页脚会连带影响它后面的所有节你到正文部分改页码会把前面也改了。所以要逐节断开让每一节都是独立的。第四步在这个节的页脚区域插入页码同时选中页码右键点击设置页码格式在弹出的对话框里把编号格式选为I, II, III,...起始页码设为I。这样摘要、目录等前置部分就是罗马数字排序了。然后跳到正文那一节重复第二步到第四步但编号格式选1, 2, 3,...起始页码设为1注意不是设置成自动而是明确指定为1这样才能从1重新开始编号。这样正文第一页就是阿拉伯数字1而前面那节仍然保持罗马数字两边互不影响。这里有一个很多新手的困惑点到正文设置页码时发现页脚直接显示了上一节的罗马数字删也删不掉改也改不了。这基本就是第三步没做对链接到前一条没断开。断开之后页脚的同前标志会消失这时候你再插入新页码、设置新格式就完全独立了。3.3 页眉的三种常见排法页眉是论文格式里另一个高频出错的地方。最常见的三种排法是第一种整个文档页眉一样比如统一放学校名称或论文标题。这种最简单直接打开页眉编辑模式输入文字即可不需要分节。第二种奇数页与偶数页不同。比如奇数页放章标题体现你这页属于第几章偶数页放论文名。这个设置可以在布局选项卡的页面设置-版式里勾选奇偶页不同。注意一旦开启奇偶页不同你需要在奇数页页眉和偶数页页眉分别设置内容只要分节没有关掉链接到前一条每一节的奇数页页眉是独立的。第三种不同章节页眉显示不同的章标题。很多硕士论文要求每章页眉显示当前章节的名字比如第一章 绪论。这个做法很巧妙使用样式引用。在页眉区域里点击插入选项卡里的文档部件选择域在类别下拉框里选择链接和引用然后在域名列表里选StyleRef再在右侧样式名里选择标题1。确定之后页眉会自动显示当前页所属章节的标题。每当你进入新的一章页眉会自动跟着变完全不需要手动维护。这一招几乎没人知道但在硕士论文里非常实用强烈建议用上。4. 正文的细节字体、段落、图表与题注4.1 中文字体与西文字体的搭配论文正文格式的标准配置通常是中文宋体西文和数字Times New Roman字号小四或五号以学校规范为准。Word默认的西文字体是Calibri很多人没注意写完正文之后发现里面的英文字母和数字都跟中文不搭。设置方法在开始选项卡点开字体对话框点击右下角小箭头在中文字体里选宋体在西文字体里选Times New Roman再确认字号。这样设置之后中英文混排时中文是宋体英文/数字是Times New Roman是正式的出版惯例。段落设置里还有一个容易被忽略的点——缩进。中文论文的正文段落首行通常缩进2字符。这里不要用空格缩进来糊弄因为空格和字体大小、对齐方式有关换个字号就变形了。正确做法是在段落对话框的缩进部分把特殊格式设为首行缩进磅值设为2字符。注意必须是2字符而不是2厘米字符单位在Word里是可以自动识别并显示的。实际上Word里的首行缩进会在度量值那里显示为2字符或无如果显示的是磅值就手动输入2字符Word一般能识别。行距方面常见要求是1.5倍行距或者固定值磅数。很多学校对硕士论文要求固定值20磅或固定值22磅因为这样每页行数更稳定打印出来也更整齐。设置固定值有个副作用如果一行中出现了较大的图片或公式行会被截断因为固定行距不会自动撑高。碰到这种情况可以把光标放到那个特殊段落单独把行距改为单倍行距或最小值图片和公式就能完整显示了。这个坑在写理工科论文时几乎必踩一次提前知道就能避免。4.2 图表题注自动编号自动更新还能生成图表目录论文里的图片和表格下方通常要写图1-1 xxx示意图或表2-3 xxx数据表这样的编号说明同时全文的图表编号需要按章节递增。很多人的做法是手打图1-1图1-2一旦在中间插入一张新图后面所有图的编号都要手改一遍。硕士论文里图表动辄几十个一个个改编号能改到怀疑人生。正确做法是用题注功能。方法右键图片或表格选择插入题注在弹出的对话框中点新建标签如果学校格式是图1-1这种带章节号的就在标签里新建一个图然后在编号按钮里勾选包含章节号章节起始样式选择标题1分隔符选择-连字符。之后Word会自动为图生成图1-1图1-2这样的编号而且完全跟着章节走。插入新图时先选中图再插入题注Word会自动给出当前正确的编号。已有的图表编号如果要更新全选文档后按F9键即可刷新。题注这一招用到极致还能自动生成图表目录。在需要放图表目录的位置通常是图目录表目录页点击引用选项卡里的插入表目录在对话框里把题注标签选为图或表点击确定一份带页码的图表目录就自动生成了。后续图表数量增减右键更新整个目录页码自动刷新。这功能对图表多的工科硕士论文是救命的。4.3 交叉引用让正文里见图2-3自动跟随图片移动论文正文里经常会出现实验结果如图2-3所示这种句子。如果你手打了图2-3之前插入了一张图后编号变了这句正文里的引用数字不会自动变又得手动改。繁琐还容易漏。Word的交叉引用可以解决这个问题把光标放在正文里如图字后面点击引用选项卡里的交叉引用在引用类型里选图引用内容选只有标签和编号或包含文字视需要然后在下方列表里选对应的图插入后正文里自动显示图2-3。以后图片编号变了全选文档按F9正文里的图2-3会跟着变。这个功能非常实用尤其当你导师要求所有图片必须在正文中被引用时交叉引用还顺带帮你检查了有没有漏引用的图——如果有图没有交叉引用说明正文里没提到它需要补充说明。5. 参考文献、目录与最终导出5.1 参考文献格式GB/T 7714与文献管理工具参考文献是论文格式里最琐碎的一部分。国内本科和硕士论文一般要求遵循国标GB/T 7714格式具体表现为期刊文章要有作者、题名、刊名、出版年、卷号、期号、页码顺序不能乱专著要有作者、书名、出版地、出版社、出版年页码。格式细节很多不同学校的附录规范里通常会给例子照着抄就行。这里我给出一个对大多数学生来说最实用的建议如果你是理工科且参考文献超过二十条尽早用文献管理工具如Zotero或EndNoteWord里的引用选项卡支持直接插入和管理文献。我自己的经验是用Zotera配合Word插件可以在写作时边写边插入引用文献会自动排序并生成参考文献列表。即便学校要求参考文献按出现顺序编号顺序编码制Zotero也能自动处理。如果是文科类、参考文献不多的情况用Word自带的手动编号列表尾注也能应付但尾注有个缺点尾注放在文档末尾无法跨文档复用文献数据以后写别的论文又要重新敲一遍。所以只要参考文献超过十条我都建议上文献管理工具前期半小时的学习成本后期能省出好几个晚上。在使用Word自带功能处理参考文献时有一个小坑如果用插入尾注来做参考文献尾注文本的字体字号默认跟正文一致通常需要单独选中尾注区域去调整字号和行距而且尾注不能分栏、有些格式限制。各类论文格式规范里对参考文献的字体、行距、悬挂缩进通常有明确要求这些在尾注里调整起来反而麻烦。除非学校明确要求用尾注方式否则我更推荐在正文末尾单独用列表手动排版参考文献或者用文献管理工具自动生成列表这样每个细节都能自由控制。5.2 目录一文教你从生成到更新的完整流程目录是现代文档功能里最友好、但也被最多人误解的功能。你说生成目录实际上Word需要做两件事第一识别文档里的标题通过样式识别第二收集标题和页码排版成目录。在2.2和2.3节里我们把标题都套用了标题1标题2样式并绑定了多级列表所以现在生成目录是一件水到渠成的事。把光标放到目录应该出现的位置通常是在摘要后面单独一页标题目录然后点击引用选项卡里的目录选择自动目录1或自定义目录。Word会立刻生成一份从标题1和标题2层级开始的目录后面如果章节标题或页码变了右键目录区域选择更新域选择更新整个目录页码和标题文字就会自动刷新。这里有一个我的个人心得目录生成后你最好把显示页码页码右对齐制表符前导符这几个选项确认一下一般默认就是符合要求的。如果学校要求三级标题也出现在目录里需要在自定义目录对话框里把显示级别从2改成3。别嫌多这些改起来都是一分钟的事。还有一个小技巧为了让目录这两个字本身不进入目录层级你要给目录标题使用正文样式而不是任何标题样式这样目录里不会把自己列进去。很多人明明格式都对但目录里第一行是目录两个字就是因为这个小细节漏了。5.3 导出与打印字体嵌入和跨设备兼容等到论文排版完成最后一步是导出PDF。千万不要直接发送docx文件给别人审查格式在不同设备上打开很可能会崩字体没装、排版错乱、页边距变了什么情况都可能发生。我的习惯是保存PDF后再发一份给导师对方要看修改意见也可以开docx但最终的提交稿基本都是PDF。导出PDF时有个关键坑Word转换PDF时如果没有在设置里勾选字体嵌入PDF里用了某些生僻字体或特殊字体打开后会被替换成默认字体整个文档的行距跳变、标点错位。解决办法在Word里按F12打开另存为对话框在文件类型里选PDF然后在选项里勾选ISO 19005-1 兼容PDF/A以及嵌入所有字体具体选项名称因版本略有差异但思路一致。只要看到设置里有字体嵌入相关的checklist都选上。这样导出的PDF在打印店、导师电脑上打开效果完全一致不会有意外惊喜。如果学校要求提交纸质版打印一定要在打印前检查一下打印机支持A4纸、双面打印是否正常。页边距较小的论文在双面打印时装订一侧文字会过于靠近中缝必要时可以在打印设置里调整每张纸打印2页之类的选项但论文一般默认单页打印不用特别处理。真要打印我的经验是先打一两页样张看看效果再决定数量别一上来就整本文档送打印店万一字体或者图片哪出问题整篇纸都废了。6. 常见问题速查表、检查清单与避坑经验下面这个表格是我这几年帮人改论文踩过坑的浓缩按出现频率排序看不懂就回来翻一翻。问题现象问题根源解决办法目录是手打的更新不了没有使用样式和引用-目录功能删除手打目录按样式套用标题重新插入目录域每一页页脚都有页码封面也有未分节或各节未取消链接到前一条在封面末尾和摘要末尾插入下一页分节符逐节断开链接并重设起始页码封面页眉下有一条横线删不掉这是页眉的下边框线选中页眉内容在开始段落边框里选择无框线正文标题编号变成1.1.1.1多出一个点多级列表配置时多选了包含上一级别的编号重新定义多级列表检查每一级的编号格式去掉多余的点号或数字图片题注编号不连续图题是手打的没有用题注域删掉手打编号重新用引用插入题注添加样式改了标题不变当时是手动设置的格式没有套用样式把标题文字选中重新套用标题样式按F9更新域固定值行距下图片被截断固定行距不会自动扩展光标定位到包含图片的段落行距改为最小值或单倍行距引用文献后参考文献列表乱序参考文献是手动编号插入新条目后没有手动重排用文献管理工具或让Word自动编号手动法下每次插入后必须全选按F9并手动重排6.1 十个最常踩的坑第一格式设置不看学校官方规范凭感觉挑了一个别人的模板。第二整篇论文用全角空格当首行缩进。第三多级列表和样式没有关联目录生成后发现只有1 2 3没有1.1 1.2。第四页眉页脚没有断开链接到前一条导致设置页码时全文乱跳。第五用分页符而不是分节符导致各部分的页码无法独立。第六题注手工编号插入图片后全文编号乱。第七交叉引用全部手打图片变动后正文引用与图号对不上。第八用WPS打开Word文件后保存再发导师样式全丢。第九论文里的英文和数字没有改成Times New Roman和宋体混排显得刺眼。第十最后没有转换PDF直接在别人电脑上打开docx发现字体效果完全不同。前五条是想当然踩的后五条是图省事踩的。不管哪种修起来都耗时耗力。6.2 提交前的十分钟自检清单打印之前或提交PDF之前给自己留出十分钟按下面这个清单快速过一遍比回头被导师指出格式问题再返工强得多封面、摘要、目录、正文、参考文献、附录、致谢各部分的页眉页脚和页码是否符合要求所有一级标题是否都套用了标题1样式并且自动编号正确对所有标题和图表题注执行一次F9更新域确认目录页码与正文对应检查正文中的交叉引用是否仍然正确更新域后再看一遍把全文过一遍确认没有多余的空行、多余的空白页检查参考文献列表的排序和格式是否统一导出PDF后打开一遍翻几页确认字体嵌入正常、页码正常把PDF发到手机上用小屏幕扫一眼看是否有溢出页边的表格或图片这个清单我用了很多年每次提交前跑一遍基本都能避免低级问题。论文内容写得再好格式一塌糊涂也容易被扣印象分而且格式问题往往是在答辩前突击时最让人抓狂的环节。提前把这个流程走通后面你可以把精力放在内容修改上而不是在晚上十一点的宿舍里跟页眉横线较劲。最后再分享一个我自己的小习惯所有样式、多级列表、题注标签的设置等全部配置完先把文档备份一份命名为格式模板后续写小论文、开题报告、项目报告直接在这个模板基础上改所有设置都是现成的能省下大量重复劳动。第一次排版确实繁琐但一次投资后面能受益很久。
