这两年钱不好挣很多小公司都在想办法压成本。服务器能不能少一台软件订阅能不能砍几个电脑能不能再用一年人员能不能精简一点。这些成本都好算因为账上有数字。但我后来越来越觉得还有一笔钱最容易被老板忽略沟通不顺造成的重复确认、返工和扯皮。它没有单独的账单也不会直接出现在财务报表里。可一次理解错了多做半小时一个需求没说清返工一遍两边都觉得自己有理再把老板拉进来判断一次。单看都不大项目一多损失就一点点积起来了。真正贵的不是“多说了几句话”而是说完以后还做错了小公司很多事情没有那么重的流程。微信群里说一句办公室里喊一声电话里临时改一下大家觉得已经交代清楚就继续往下做。真正出问题时经常会听到几句话“我明明说过了。”“你当时不是这么说的。”“我就是按你给的做的。”“这个版本我根本没确认过。”最后双方都觉得自己有道理。于是老板还得停下手里的事重新翻聊天记录、问过程、判断到底谁理解错了。所以沟通成本至少有三层第一层重复确认。一句话没说清来回问。第二层理解偏差后的返工。真正贵的通常不是多聊十分钟而是重新做一遍。第三层扯皮和老板仲裁。出了问题没有共同依据老板还得再花时间还原过程。这三层叠起来才是最容易被忽略的人工成本。有些事情靠嘴说天生就容易出现两种理解我后来发现最容易出现这种问题的通常都涉及四样东西位置、顺序、结构、关系。这些事情如果只靠口头或聊天文字很容易出现“我以为”和“你以为”。美工和程序一句“往下一点”到底是多少比如美工说“这个按钮往下一点跟上面的标题对齐。”程序理解以后改了。美工一看“不是这个位置。”两边都没偷懒只是“往下一点”“跟谁对齐”本来就不够具体。如果当时直接在页面上圈出按钮画出对齐线再写一句“下移20px”很多争论根本不会发生。产品和程序流程只靠说最容易漏掉分支再比如产品说“用户提交以后审核通过就通知不通过就退回。”听起来很明白。可真正开发时还会出现退回到哪一步重新提交以后是不是重新审核审核通过和通知之间还有没有状态变化这种问题最适合直接画流程。不是为了画得漂亮而是让所有人看到的是同一套先后关系。能画出来的流程就别让每个人在脑子里各补一套。对外沟通更贵客户一句“这里改一下”最怕改完才发现理解错了客户沟通更典型。做网站、设计稿、宣传页、活动物料时经常会碰到“这里改一下。”“这个再明显一点。”“上面那个还是昨天那版好。”单看每句话都没问题。但当截图、语音、文字和多个版本混在一起以后设计或者开发很容易按自己的理解先做。做完客户一看“不是这个意思。”真正浪费的不是那句沟通花了几分钟而是前面已经做掉的那一遍人工。还有一种小公司很常见的情况客户那边市场、销售、老板都在提意见。一个说品牌优先一个说产品优先一个又说案例应该放前面。如果这些意见分散在不同群、不同时间里供应商就可能一轮一轮地改。白板当然不能替客户决定听谁的。但它至少能把不同意见放到同一张页面上让冲突早点暴露再让客户确定一个最终版本。先把意见放到一张图上再谈谁拍板。我后来真正改的不是“多沟通”而是让沟通可视化所以后来我不再简单要求“大家以后沟通仔细一点。”因为有些问题多说两遍还是可能有两种理解。我更倾向于把这些容易产生歧义的事情直接画出来页面怎么改直接在截图上圈哪个模块移动直接拉箭头流程怎么走直接画节点和分支客户改哪里直接把意见落在具体位置上。能圈的别描述能画箭头的别讲半天。我后来在公司里放了一块在线白板。这里用什么软件不是重点。我自己因为希望本地部署、够轻、打开就能画所以用了 Excalidraw。内部使用时美工和程序可以拿页面截图直接标产品和开发可以把流程画出来需要客户参与时也可以把修改位置放到同一张图上。如果有一台长期在线的电脑、服务器或 NAS用 Docker 跑起来就够了dockerpull excalidraw/excalidrawdockerrun-d\--nameexcalidraw\--restartunless-stopped\-p5000:80\excalidraw/excalidraw本地访问http://127.0.0.1:5000这里我并不把它当成什么“高级协作平台”。它做的事情很简单把原来靠嘴说、靠脑子记的东西变成大家共同看到的一张图。内部能用了客户在外面进不来再解决公网访问白板在公司内部跑起来以后局域网访问没问题。但有些项目还需要客户参与。这时候真正的新问题只有一个白板在公司本地客户在外面打不开。所以我没有为了白板再单独搭一台公网服务器而是把本地5000端口临时开放出去。我这里继续用 cpolar 做公网入口。在 cpolar 里创建 HTTP 隧道隧道名称excalidraw 协议http 本地地址5000 域名类型随机域名生成公网地址以后客户在外面直接用浏览器打开即可。这里两件事要分开白板解决“说不清”。公网入口解决“外面进不来”。cpolar不是这篇文章的主角只是在白板需要跨出公司网络时补上最后一段连接。老板真正该盯的是沟通失真后的连锁损失如果只看“多聊了十分钟”沟通成本确实不高。真正贵的是后面这一串沟通不清 → 理解偏差 → 做错 → 返工 → 扯皮 → 老板仲裁一次小返工也许只多占半小时。但两个人一起返工再加上重新确认和老板协调总人时很快就超过一小时。一个月发生十次就是十几个小时。所以小公司想省成本不能只盯着服务器、电脑、软件和人员数量。沟通本身不一定贵沟通失真以后产生的重复劳动才贵。白板也不是什么“省钱神器”。它只是把那些容易产生两种理解的事情尽量变成一张大家都能看到、都能确认的图。少一次理解偏差就可能少一次返工。少一次扯皮就少让老板当一次裁判。这些看起来不起眼的时间积累起来才是真正能从工作流程里省出来的成本。
