谷歌项目管理 III 笔记（二）

首先思考你在整个项目中将使用哪些类型的沟通。你可以随时参考你的RACI矩阵和利益相关者地图这些工具将帮助你确定对每个人、每个小组或每个角色最有效的沟通类型。在这个例子中假设利益相关者是忙碌的高级管理人员他们可能不需要日常细节。因此与其召开每日会议不如发送一份总结关键里程碑和项目进展的通讯简报。让我们输入这个。另一方面核心团队可能受益于每日站会。这是一种每日会议旨在让每个人了解关键信息。在站会上每个团队成员简要描述已完成的工作和遇到的障碍。这在敏捷项目管理中很常见因为它有助于团队保持协调并在整个项目中快速推进。所以我们将在此行输入“每日站会”。但有时由于时区限制或其他义务无法进行每日会议。别担心还有其他方法可以保持沟通畅通。例如创建此计划的项目团队曾使用每日电子邮件状态更新让整个团队报告当天正在处理哪些行动项。他们还使用项目跟踪器来管理任务和里程碑以确保每个人都在同一页面上。确定沟通接收者接下来思考谁需要接收关于你项目的信息。这些就是沟通接收者。再次回顾利益相关者地图和RACI矩阵会很有帮助。问问自己谁需要深度参与细节谁对项目有高度兴趣谁只需要被告知主要里程碑我已经提到关键利益相关者将收到月度通讯简报所以我现在输入。同时我们知道核心团队将参与每日站会所以我也添加进去。很好我们进展顺利。接下来的接收者是市场营销、采购和产品开发的项目子小组。除了核心团队会议让我们为每个小组添加单独的会议。由于这些子小组不是核心团队的一部分你可能只想每周与他们开会而不是每天。让我们为每个小组添加“每周检查”。添加联系信息和时区另一个最佳实践是在沟通计划中列出联系信息和时区。这样你就知道人们何时可以进行沟通。让我们设置这一列。你可以选择隐藏此列因为它包含项目参与者的敏感信息。还有其他方法可以私下列出联系信息并整理成工具包以便参考。我将在另一个视频中教你如何操作。确定沟通频率如果你难以决定使用哪种沟通类型一种方法是思考沟通频率。如前所述高级利益相关者可能无法参加每日会议他们也不需要每一条信息。相反你可以每周或每月与高级利益相关者沟通一次并专注于高级别的状态更新如整体进展、近期成果或达成的里程碑以及当前指标。在这种情况下让我们每月发送一次项目通讯简报。如果你不确定询问高级利益相关者哪种沟通方式最适合他们总是很好的做法。当你与核心团队在项目上合作时你需要深入到更多的日常细节中。定期检查询问一切进展如何他们的任务完成情况以及是否需要你的帮助。为你的核心团队添加每日会议为子小组添加每周会议。让我们实现这一点。更频繁地开会有助于解决问题并使项目保持在正确的轨道上。列出关键日期这引出了关键日期。列出关键日期和时间对于协调很重要。例如如果你要发布产品、新流程或进行演示你应该列出关键日期。请记住并非每种沟通类型都需要列出特定的关键日期。例如对于每日或每周的沟通你可能不需要指定每周的具体日期你可以只列出“每周一”之类的。让我们在计划中添加关键日期。对于月度通讯简报让我们在每个月的第一个星期一发送。将每日站会安排在中午。每周检查安排在星期三的2点、3点和4点。选择交付方法现在让我们谈谈交付方法如电子邮件、面对面会议和虚拟会议。定期更新的共享文档或提交的进度报告。决定最佳的沟通方式是一项技能。作为项目经理我不断需要适应并努力改进的一件事是在不同团队和不同权力层级之间进行沟通。一位总监或高管可能只有五分钟时间所以我需要简洁明了并确切知道我需要从他们那里得到什么。同样我可能习惯通过即时消息和视频聊天与我的核心团队沟通。然而项目中的一个子小组可能对电子邮件和文档评论反应更好。让我为我们的沟通计划添加这些方法从电子邮件开始。电子邮件是一种非常常见的让人们同步信息的方式。但如果写得太多你可能会失去听众。毕竟没有人真的想读一封两页长的电子邮件。解决这个问题的一种方法是在邮件顶部添加一个说明。这会提醒读者长邮件中的某些细节可能与他们无关。对于这类邮件用两到三句话引出关键点和行动项然后在底部为那些想要或需要更多细节的人包含一个较长的部分。沟通的目标是有效地传达你的观点。因此仔细思考你需要通过每种沟通方式实现什么目标。特别是对于高级别利益相关者我一直在试图回答“那又怎样他们为什么应该关心我的项目”对我的核心团队也是如此。哪些信息将有助于确保他们按时完成任务并保持积极性思考这些问题有助于我专注于分享最重要的信息。明确沟通目标所以让我们在沟通计划中填写这一项。给利益相关者的月度通讯简报的目标是提供状态更新概览。很好。与核心团队的每日站会的目标是报告进度更新、障碍和确定下一步行动。让我们也把这些加进去。分配发送者和负责人接下来你需要确保能够联系到所有你需要沟通的人。因此如果沟通是团队共同努力尤其是在更复杂的项目中会很有帮助。你不应该是唯一进行沟通的人。你希望让其他团队成员根据他们在项目中的专业知识参与到沟通中来。我将添加一列“发送者/负责人”来表明谁负责每次沟通。然后我将为每种沟通类型添加发送者或负责人从项目经理作为通讯简报的发送者开始。检查沟通效果很好我们都完成了。请记住与每个人沟通以确保沟通满足他们的需求总是一个好主意。每个人吸收信息的方式不同对你最有效的方式并不总是对他人最有效。有些人更视觉化希望看到图表有些人可能更喜欢通过演示或会议来听取信息有些人可能希望先自己审查和分析信息然后再与某人讨论他们阅读的内容。因此如果你只以一两种方式呈现信息你可能会吸引某些人但无法吸引其他人。作为项目经理你的目标是优化和简化沟通。为团队中的每个人优化沟通的一个好方法是发送一封简短的电子邮件或调查询问三个问题我们与您就项目进行的沟通中哪些方面是有效的我们的沟通中哪些方面无效或效果不佳我们在与您的沟通中可以在哪些方面进行改进这将为你提供大量有用的信息告诉你如何调整沟通风格以适应每个团队成员。https://github.com/OpenDocCN/cs-notes-pt1-zh/raw/master/docs/ggl-pjmgt-3/img/fe2fd72147ba42cc2703153c8d54c7aa_2.png总结沟通计划包含许多重要信息并且根据团队规模和项目需求有无数种不同的设置方式。无论你选择使用哪种系统最重要的是确保你的沟通计划清楚地确定了谁需要参与项目沟通、使用什么方法进行沟通、为何沟通以及沟通的频率。这就结束了我们关于如何有效填充沟通计划的讨论。在下一个视频中我将与你分享一些最佳实践用于记录你和你的团队在整个项目中将沟通的所有信息。稍后见。046项目文档的价值 https://github.com/OpenDocCN/cs-notes-pt1-zh/raw/master/docs/ggl-pjmgt-3/img/bf96648ea3bbbe514b52b292fe30532c_0.png在本节中我们将探讨项目文档的重要性。文档不仅是记录信息的工具更是一种沟通形式可供他人参考和贡献。我们将了解如何通过有效的文档管理来优化团队协作、确保项目连续性并保护敏感信息。文档作为沟通与协作的中心上一节我们讨论了项目规划的基础本节中我们来看看如何通过文档将计划落到实处。文档的存储与共享至关重要。将所有计划集中存放在一个位置可以使沟通更快速、更简单、更顺畅因为每个人都知道去哪里查找所需信息。确保文件有清晰的标签或组织在文件夹中也同样重要。例如在我的团队中我们将特定报告存储在一个中心位置。这使得不同国家的团队更容易找到并分享彼此的研究从而优化工作流程并减少重复劳动。文档提供可见性与责任归属记录和组织计划还能提供可见性并明确责任归属。你的项目计划就是一个很好的例子。以下是项目计划的核心作用明确责任每项任务都有指定的负责人owner和截止日期due date。提升可见性这为项目团队成员创造了透明度也让任务负责人承担起责任。便于参考团队成员和高级利益相关者在需要回顾时间线或里程碑时通常会参考你的项目计划和相关文档。因此保持计划的最新状态有助于确保没有误解或沟通不畅的空间。管理权限与确保项目连续性创建了文档的集中存储位置后接下来需要考虑管理文件和文件夹的权限。如果某人不是项目团队的核心成员你可能不希望他们拥有所有会议记录的完全访问权限。相反你可以将相关信息总结成状态报告分发给那些需要了解最终结果但不需要所有背景信息的人。集中管理项目计划还有另一个巨大好处连续性。作为项目经理有时你可能需要突然离开项目例如生病、调任到其他项目或需要休假。这时可能需要另一位项目经理接手。如果所有项目信息都散落在杂乱无章的个人笔记中这对接任者毫无帮助。但如果你将所有计划都记录在一个集中的地方新的项目经理就能找到他们所需的一切并从你离开的地方无缝接手。因此将指南、手册、会议记录、计划和流程全部存储在中心位置并清晰标注总是很有用的。你还需要确保相关角色的人员被授予这些文档的访问权限。这样即使你不在场项目也能继续进行。知识管理与信息共享原则作为项目经理确保项目数据未来能被他人访问是你的职责。记录你的计划并使其可用是称为知识管理的项目管理最佳实践的一部分。如果有人需要审查此项目以做出决策或规划类似项目他们应该能够轻松访问所需信息。这也有助于为未来的项目和未来的项目经理设定基调如果你恰好是接手新项目的人这将非常有帮助。例如如果一位建筑师正在进行厨房改造并想就设计做出决定他们可以查看旧的项目计划以了解当初为何决定将水槽放在特定位置。或者如果一位新建筑师在改造中途加入他们可能想知道另一位建筑师为何以某种方式设计管道。通过查看旧计划他们可以回溯并获得所需的信息和背景从而做出更明智的决策。确定共享信息的对象、内容与时机确定与谁、在何时共享何种信息同样重要。重点关注与特定个人需要知道的内容相关的关键信息。考虑这个场景一位与公司所有副总裁合作的项目经理决定每天发送更新。从沟通的角度来看项目经理的决定可能产生什么潜在影响由于副总裁会收到大量电子邮件他们不太可能阅读这些更新。这对你来说是浪费时间。此外当你发送大量不必要的信息时就很难分辨什么是真正重要的。当你处理包含敏感数据的项目时弄清楚要共享的正确信息就更为重要。在这些情况下你需要非常小心如何与没有权限查看敏感数据的利益相关者共享项目信息。例如财务数据或用户调查结果通常高度敏感绝不应提供给未经授权的查看者。以下是另一个场景假设你的团队正在高调推出一款全新产品比如一款电动汽车。大多数人不需要知道项目背后的所有想法或看到所有草案版本但他们确实需要知道最终设计会是什么样子。该项目在法律上很敏感你需要避免泄露和过度分享机密数据。如果你将与最终结果相关的整个项目文件夹分享给只需要知道结果的人你就有可能泄露高度敏感和机密的数据。如果这些信息泄露给错误的人项目计划和公司数据可能会被公开从而毁掉电动汽车的重大发布。你还可能违反公司政策并损害你作为值得信赖和负责任的项目经理的声誉。只根据需要共享信息。你的工作是在正确的时间向正确的人呈现正确的信息。实践案例处理敏感信息现在让我展示一个例子。在这个示例沟通计划中其中一项资源是用户反馈调查。该资源包含从植物动力测试用户提交的调查中收集的原始数据这意味着它包含个人身份信息PII。PII是任何可能泄露某人身份的信息如屏幕名称、密码、电话号码、电子邮件地址、名字或姓氏等。https://github.com/OpenDocCN/cs-notes-pt1-zh/raw/master/docs/ggl-pjmgt-3/img/bf96648ea3bbbe514b52b292fe30532c_2.png因此只将该资源分享给被批准访问此级别信息的项目团队成员。然后如果任何其他人试图打开该文档系统将提示他们需要请求访问权限。https://github.com/OpenDocCN/cs-notes-pt1-zh/raw/master/docs/ggl-pjmgt-3/img/bf96648ea3bbbe514b52b292fe30532c_2.png如果你需要分享这些调查的结果可以将其呈现在图表中或在报告中总结而不包含任何PII。然后你就可以与更广泛的团队分享这些信息。总结本节课中我们一起学习了项目文档的核心价值。我们了解到集中化、组织良好的文档是高效沟通和协作的基础它能明确责任、确保项目连续性并构成知识管理的关键部分。同时我们必须谨慎管理文档权限根据“需要知道”的原则分享信息特别是在处理敏感数据时以保护项目和公司的利益。接下来我们将学习如何最佳地整合你的计划并保持组织有序。下次见。047将一切整合起来https://github.com/OpenDocCN/cs-notes-pt1-zh/raw/master/docs/ggl-pjmgt-3/img/83bf5dea8ecb86c01399d49cf062977b_0.png概述在本节课中我们将学习如何将所有项目规划文档整合并组织在一个集中的位置。这将帮助项目团队更高效地访问信息减少混乱并确保项目的顺利进行。组织项目文档 到目前为止在本课程中我们已经填写或创建了多种项目规划资源例如项目计划、预算、RACI矩阵、风险管理计划以及沟通计划。我们还讨论了组织沟通和便捷、恰当地访问项目计划的重要性。现在我将向您展示一种将所有项目信息集中组织在一个地方的方法。您可以将这些通用的技术应用到几乎任何类型的项目管理风格或系统中。组织项目计划的好处组织您的项目计划能使每个人的工作更轻松并消除产生混淆的机会。作为项目经理您的目标是让所有项目资源都被记录并链接起来以便您或项目中的任何成员都能快速访问他们所需的信息。组织文件的实用方法以下是两种实用的组织方法使用共享文件驱动器如 Google Drive。创建一个资源如文档或电子表格用于链接项目使用的所有文件和资源。以下是一个在 Google Drive 中组织文件的示例。但无论您的项目团队使用哪种共享系统这个过程都基本适用。创建项目文件夹首先创建一个新文件夹并用您的项目名称命名。使用此文件夹存储所有项目文件。您甚至可以在主项目文件夹内创建子文件夹来进一步分类存储。创建集中规划文档您还可以通过创建一个将所有内容链接在一起的集中规划文档来保持条理。这可以作为一个快速参考指南帮助您在一个地方找到所有经常访问的文件。以下是一个已开始创建的 Office 屏幕示例。您可以逐一选择资源名称然后为其添加链接。 现在您可以直接从集中文档访问该文件。整合多个电子表格如果您的项目使用多个电子表格并且希望避免打开许多单独的文件您可以将它们分组在一个工作表中如下所示。这个工作表包含了所有包含项目信息的其他工作表的标签页。您可以随时添加新的工作表。包含概览页在集中文档中包含一个概览页并链接任何非电子表格文件是很有帮助的。这也是提供项目简要描述、工作表使用说明或沟通期望的好地方。在这个例子中概览页被称为“仪表板”其功能相同。您可以自行决定如何命名您的概览页。https://github.com/OpenDocCN/cs-notes-pt1-zh/raw/master/docs/ggl-pjmgt-3/img/83bf5dea8ecb86c01399d49cf062977b_2.png完成组织现在您已经完成了组织工作准备好向所有人展示您是一位多么出色的项目经理了。https://github.com/OpenDocCN/cs-notes-pt1-zh/raw/master/docs/ggl-pjmgt-3/img/83bf5dea8ecb86c01399d49cf062977b_2.png总结本节课中我们一起学习了如何通过创建集中的项目文件夹和规划文档来有效组织所有项目资源。这种方法不仅提升了信息访问的效率也减少了团队协作中的潜在混乱是项目经理展示专业能力的重要一步。048为求职面试整理项目成果https://github.com/OpenDocCN/cs-notes-pt1-zh/raw/master/docs/ggl-pjmgt-3/img/7c2bf38d1b3d472010a97f2e06d8c1e6_0.png在本节课中我们将学习如何整理和展示项目成果即“项目工件”。这对于项目执行过程中的沟通至关重要也是求职面试时证明个人能力的关键材料。大家好我是克里斯。我是谷歌的一名多元化项目经理。我负责为谷歌的一个业务部门制定并领导多元化项目和战略。我的工作重点是针对公司内代表性不足的员工群体例如黑人、拉丁裔和原住民员工设计多元化项目。作为一名经理我每天都需要思考我负责的项目需要哪些人参与谁会愿意投资并支持我想要推行的项目因为我需要获得相关方的认可项目才能获得批准。因此我总是思考如何组织我的材料如何包装并讲述项目背后的故事以便我能持续开展出色的工作。https://github.com/OpenDocCN/cs-notes-pt1-zh/raw/master/docs/ggl-pjmgt-3/img/7c2bf38d1b3d472010a97f2e06d8c1e6_2.pnghttps://github.com/OpenDocCN/cs-notes-pt1-zh/raw/master/docs/ggl-pjmgt-3/img/7c2bf38d1b3d472010a97f2e06d8c1e6_3.png上一节我们了解了项目工件的重要性本节中我们来看看如何具体定义和运用它。什么是项目工件项目工件是指你为描述或展示正在进行的工作而整理出的任何有形材料。以下是项目工件的几个例子执行简报或项目概述一份描述工作内容的文件。角色与职责表一份战术性文件用于分解团队中每个人的任务分工以及汇报对象。保持项目工件的条理性非常重要这不仅是为了我个人使用也是为了所有与我协作的人。这包括需要为项目签字批准的利益相关者或者参与项目的团队成员。我经常引入志愿者或全职人员来帮助构建我负责的项目。此外如果涉及外部供应商他们也需要了解自己在整体计划中的位置以及为促成项目成功需要具体执行哪些任务。因此妥善保管项目工件能帮助你在项目管理的各个方面取得最佳成果。无论项目大小你都希望能在最后展示你的工作成果。这样当需要为项目申请更多预算或将项目推向新阶段时你就能有一个良好的基准清楚地了解项目的起点以及你已经取得的进展。当你拥有所有这些工件时能够阐述它们如何帮助你取得成功至关重要。项目工件的核心价值https://github.com/OpenDocCN/cs-notes-pt1-zh/raw/master/docs/ggl-pjmgt-3/img/7c2bf38d1b3d472010a97f2e06d8c1e6_5.png项目工件能切实地向他人展示是你完成了那些使项目成功的工作。在求职面试中如果你只是泛泛而谈某个项目面试官可能会希望了解更详细的细节。而项目工件能让你展示这些细节不仅能展示项目的进展和成果还能展示你个人对项目的贡献。它从有形层面证明了你有能力从头到尾主导整个流程。打个比方你就是四分卫而四分卫也掌握着战术手册。如果你没有战术手册除了你之外团队里还有谁知道该怎么做呢是你主导着整场演出。因此无论在项目进行中还是之后的面试场合你都需要确保能够有效地展示你为促成项目成功所做的一切。本节课中我们一起学习了项目工件的定义、实例及其核心价值。关键在于系统性地整理项目过程中的所有材料不仅能提升当前项目的管理效率更能为未来的职业发展如求职面试提供有力的能力证明。记住你就是掌握“战术手册”并主导项目全局的“四分卫”。049项目文档的重要性 在本节课中我们将学习项目文档的核心作用、组织方法以及如何创建和维护有效的项目文档。主讲人丹是谷歌研究院的项目经理他将分享他在管理复杂项目时积累的实践经验。概述大家好我是丹目前在谷歌研究院担任项目经理。我的主要工作是确保我所合作的各个团队无论是负责实施研究成果的产品团队还是需要为未来项目定义研究方向的研究团队都能保持目标一致、信息同步。为了实现这一目标我的大部分工作都围绕着有效沟通和创建详细的文档展开以便每个人都能将零散的信息串联起来理解项目的全貌。文档泛滥与“主文档”策略在项目管理实践中我观察到一个普遍现象文档数量激增有时甚至会导致“被一千份文档淹没”的局面。因此建立一个主文档变得至关重要。这个主文档的核心作用是集中管理所有与项目执行相关的子文档或较小文件。即使这些文件实际存储在其他位置你只需访问主文档就能找到所需的一切。例如在我的主追踪文档中我可以链接到项目章程项目预算已达成一致的范围说明书审批矩阵即所有需要审批事项的清单通过从一个中心点链接到所有必要资源我能确保自己总能从这里出发找到需要的信息。文档的定制化与动态性项目管理没有放之四海而皆准的方法。因此文档需求也因项目而异。https://github.com/OpenDocCN/cs-notes-pt1-zh/raw/master/docs/ggl-pjmgt-3/img/1a5156c3580b71469f5b411363efab4b_1.png你可能为某个项目制定风险管理计划但另一个项目则不需要。根据项目特点你可能还需要其他类型的文档。所以保持一切井井有条并从一个中心文档开始工作是我能给出的最实用的建议。在项目或程序管理文档方面一个更广泛的趋势是文档不是一蹴而就的。无论是项目计划还是项目章程你都不可能一次就完成。你必须不断地回顾、修订并更新它。项目文档是**“活”的、需要持续维护的**。详细文档的价值在文档中尽可能做到详细具有长远价值。详细的文档能让你在后期减少反复修改的次数。因为信息越清晰、越完整团队第一次就把事情做对的可能性就越大。总结https://github.com/OpenDocCN/cs-notes-pt1-zh/raw/master/docs/ggl-pjmgt-3/img/1a5156c3580b71469f5b411363efab4b_3.png本节课我们一起学习了项目文档管理的关键要点。我们了解到面对可能出现的文档泛滥问题建立一个集中所有链接的“主文档”是高效的解决策略。同时文档需要根据项目具体情况定制并且它们不是静态的而是需要持续维护和更新的“活”文件。最后在文档创建初期投入精力力求详细和准确能够有效减少后期的迭代工作提升项目执行效率。050课程总结https://github.com/OpenDocCN/cs-notes-pt1-zh/raw/master/docs/ggl-pjmgt-3/img/25d0ea443fda990570b62e065aa8591b_0.png在本节课中我们回顾了《项目规划将一切整合起来》课程的全部核心内容。我们一起学习了项目规划阶段的关键组成部分、预算管理、风险管理以及计划文档化的重要性。课程内容回顾到目前为止你已经完成了大量工作。让我们花点时间回顾一下你在本课程中学到的所有知识。首先你学习了规划阶段的关键组成部分并探讨了适当的规划如何确保里程碑和任务的完成。接下来你学习了为什么有必要创建和管理项目计划。你学习了如何利用时间估算方法来防止项目失败。你学习了如何运用软技能获得可行的估算以及可以使用哪些工具来构建项目计划。然后你学习了项目预算的组成部分是什么。你学习了预算流程如何运作以及估算和跟踪项目预算背后的概念。我们还讨论了采购流程如何运作以管理文书工作、投标、提案和绩效。你也学习了风险管理以及它如何帮助防止项目失败。你学习了如何识别风险并衡量它们对项目的影响以及一旦识别出潜在风险后如何沟通和监控它们。最后你学习了记录计划的重要性。你学习了如何组织计划以提供可见性和问责制以及一个简单沟通计划的哪些要素对项目成功至关重要。后续课程预告https://github.com/OpenDocCN/cs-notes-pt1-zh/raw/master/docs/ggl-pjmgt-3/img/25d0ea443fda990570b62e065aa8591b_2.png在下一门课程中你将进入项目的执行与收尾阶段我的同事Eliita将担任你的向导。她将教你所有关于跟踪和衡量项目进展的知识包括风险管理、使用数据做决策以及有效的项目沟通。我很高兴能与你们分享我的项目管理经验。祝你们好运。本节课总结本节课中我们一起系统回顾了项目规划阶段的核心知识体系包括计划制定、时间与预算估算、风险管理及计划文档化。这些是确保项目按预定轨道成功推进的基石。